¿Cuánto cuesta realmente automatizar un negocio?
La mayoría de las conversaciones sobre precios de automatización fracasan porque ambas partes discuten sobre cifras equivocadas. El comprador compara el presupuesto con una suscripción mensual al software, mientras que el desarrollador lo compara con una tarifa diaria. Ninguna de estas cifras es la relevante.
La cifra relevante es lo que te cuesta el trabajo ahora, y casi siempre es mayor de lo que la gente espera, porque nadie lo ha calculado nunca.
Calcula lo que cuesta hoy
Toma un proceso. Anota cuánto tiempo toma cada vez y con qué frecuencia se realiza. Multiplica. Luego, multiplica nuevamente por el costo por hora de quien lo realiza, que es su salario más aproximadamente el treinta por ciento que realmente cuesta su contratación.
Una tarea que dura cuarenta minutos y se realiza a diario, llevada a cabo por alguien que cobra treinta y cinco dólares la hora con todo incluido, supone unos seis mil dólares al año. No es una tarea complicada. Nadie se queja de ella. Seis mil dólares.
Ahora agregue las partes que no aparecen en una hoja de horas:
- La tasa de error. La reintroducción manual produce errores. Cada uno de ellos le cuesta a alguien una tarde entera descifrando el problema y, en ocasiones, también le cuesta a un cliente.
- El cambio de contexto. La interrupción resulta más costosa que la tarea en sí. Un trabajo de cinco minutos que se repite ocho veces al día no dura cuarenta minutos, sino casi toda una tarde de concentración interrumpida.
- El factor autobús. Si una persona lo hace y conoce las excepciones, ese conocimiento se convierte en un pasivo no financiado que reside en la cabeza de una sola persona.
- El trabajo que nunca se realiza. Los seguimientos que nadie envía por falta de tiempo. Este suele ser el dato más importante y el más difícil de justificar, por lo que lo omitimos en cualquier análisis de viabilidad que presentemos.
¿Cuánto cuesta realmente una construcción?
Aproximadamente, y con toda honestidad, para una empresa típica:
- Un único flujo de trabajo, bien diseñado y supervisado: Una suma de cuatro cifras bajas. De dos a tres semanas, la mayor parte del tiempo bajo la supervisión del agente, más que la escritura.
- Un sistema conectado de varios flujos de trabajo: De cuatro a cinco cifras. De cuatro a ocho semanas.
- Coste de funcionamiento posterior: Normalmente, decenas de dólares al mes. Llamadas de modelos, un servidor pequeño, tal vez un planificador.
- Agent cover, si lo quieres: Unos cientos al mes, y realmente opcional.
Frente a un proceso que cuesta seis mil dólares al año, una inversión de dos mil dólares se amortiza en cuatro meses y sigue generando beneficios cada año. Ese es el argumento comercial, y no hace falta una hoja de cálculo para ser convincente.
Los costos que nadie te cotiza
Tres de ellas son reales y se omiten habitualmente.
El primer mes no es gratuito. Las indicaciones deben adaptarse a tu tono de voz, surgen casos excepcionales que nadie describió y las excepciones que tu equipo maneja automáticamente resultan ser reglas no documentadas. Asigna tiempo a la atención necesaria para ese mes.
La automatización se pudre. Cambios de APIs, caducidad de tokens, cambio de plataformas y puntos de acceso. Un sistema sin mantenimiento se degrada en aproximadamente un año. Esto implica un contrato de mantenimiento o dedicarle una tarde cada dos meses, pero no es gratis.
Alguien tiene que hacerse cargo. No se trata de mantenerlo, sino de asumirlo, en el sentido de ser quien detecta la alerta. Si nadie lo asume, la monitorización es mera decoración.
Cuándo no automatizar
Rechazamos trabajos por estos tres motivos con más frecuencia de lo que la gente espera de una empresa que vende automatización.
El proceso está a punto de cambiar. Automatizar un flujo de trabajo que se reemplazará el próximo trimestre es tirar el dinero. Espera.
Suele durar menos de una vez al mes. Algo que se hace cuatro veces al año rara vez justifica una reconstrucción, y de todos modos habrá variado entre ejecuciones.
El juicio es el trabajo. Si el trabajo consiste en decidir en lugar de ejecutar, la automatización puede recopilar la información y organizarla, pero no debe tomar la decisión. Excepciones de precios, contrataciones, cualquier asunto con implicaciones legales. Automatiza la preparación y deja la decisión final a una persona.
¿Por dónde empezar si no estás seguro?
Elige el proceso que más molesta a tu equipo y regístralo correctamente durante una semana. Minutos reales, frecuencia real.
Esa cifra es claramente mejor corregirla o no, y cualquiera de las dos respuestas justifica la semana que se tardó en obtenerla. La mayoría de la gente está sorprendida, y la sorpresa suele ser en el mismo sentido.
