Podemos encargarnos de todo, desde un dominio vacío hasta un negocio que se gestiona solo.

La pregunta que más nos hacen no es si algo se puede automatizar, sino una pregunta más específica y un tanto incómoda: ¿cuánto de esto tengo que resolver yo mismo antes de que puedan ayudarme?

La respuesta es ninguna de ellas. Podemos empezar desde el punto en que un negocio es solo una idea y un nombre que a alguien le gusta, o desde el punto en que un negocio lleva quince años funcionando y tiene una hoja de cálculo a la que nadie puede acceder. A continuación, presentamos una lista honesta de lo que esto abarca, para que puedas ver en qué punto te encuentras.

Si empiezas desde cero

Para que un nuevo negocio pueda siquiera recibir una consulta, es necesario que exista una cantidad considerable de elementos. Hay que registrar el dominio, configurar el alojamiento web y apuntar a él, y que el correo electrónico funcione en ese dominio, lo cual es más complicado de lo que parece y fundamental, ya que los correos que terminan en la carpeta de spam son peores que no recibir ninguno. Además, está el sitio web en sí, su contenido, el logotipo, el certificado de seguridad, las páginas de privacidad y términos, y la infraestructura que permite a Google acceder a todo ello.

Nos encargamos de todo, y lo hacemos con tus cuentas, registradas a tu nombre. Esto es más importante de lo que parece. Si alguna vez nos separamos, conservas el dominio, el alojamiento, el sitio web y las credenciales de acceso, y no tendrás que reconstruir nada ni pagar ningún rescate.

Una decisión importante que conviene tomar al principio es cómo quieres editar el sitio web posteriormente. Si prefieres cambiar tus propios precios y añadir tus propias páginas sin necesidad de consultar a nadie, lo desarrollamos con un editor visual como Elementor para que puedas hacerlo sin problemas. Si prefieres no tocarlo nunca, lo desarrollamos de forma más ligera y rápida, y nos encargamos del mantenimiento. Ninguna de las dos opciones es la correcta. Son preferencias diferentes y el desarrollo se adapta a cada una.

Una vez que la gente pueda encontrarte

Un sitio web que nadie visita es una tarjeta de presentación muy cara. El siguiente paso es ser encontrado y recibir seguimiento: configurar correctamente la búsqueda, usar analíticas para saber qué funciona, crear cuentas en redes sociales y vincularlas correctamente entre sí, y anunciarse en Meta o Google cuando haya algo que valga la pena invertir.

La mayor parte del esfuerzo se centra en la publicación, y es precisamente en este aspecto donde las empresas suelen rendirse. Publicar durante tres semanas no es difícil; lo difícil es hacerlo durante tres años. Por eso, lo automatizamos: publicaciones creadas con tu propio material, programadas y enviadas a todos los canales simultáneamente, con una persona encargada de aprobar todo lo que se publica. Lo mismo se aplica a los boletines informativos, incluyendo la parte menos glamurosa de asegurar que lleguen a toda la lista de suscriptores, y no solo a una pequeña parte.

Las preguntas que tu equipo sigue respondiendo

Observa lo que llega a tu bandeja de entrada durante una semana y verás un patrón rápidamente. Horario de apertura. ¿Reparten en este código postal? ¿Cuánto cuesta aproximadamente? ¿Puedo cambiar mi cita? ¿Está en stock? Casi nada de esto es relevante para la persona a la que va dirigido, y todo la interrumpe.

Un chatbot en tu sitio web, entrenado con tu propio contenido, responde a las consultas en segundos, incluso a las tres de la mañana, sin que nadie tenga que despertarse. Delega las consultas que realmente requieren atención, que suelen ser las que realmente te interesan. El resultado no es que los clientes reciban menos atención, sino que quienes la necesitan la obtienen antes, y tu equipo administrativo recupera su tiempo.

Si tus clientes prefieren WhatsApp, como pasa en muchos negocios, configuramos WhatsApp Business correctamente e integramos un bot similar que responde preguntas y recopila información antes de que una persona entre en la conversación. Si las reservas son el principal problema, montamos un sistema de reservas que se conecta con tu calendario, envía la confirmación y el recordatorio, y evita las reservas duplicadas que te cuestan una tarde y un cliente.

El trabajo entre bastidores

Esta es la parte que más horas consume, y la que nadie ha contado, porque rara vez es una tarea asignada a alguien. Es la hoja de cálculo maestra dividida en veinte archivos cada lunes. Es el archivo adjunto que llega por correo electrónico y se copia en una hoja compartida para que el resto del equipo pueda verlo. Es el paquete de estados de cuenta que se envía el primer día del mes, la factura generada al editar la factura del mes anterior, el informe compilado a partir de cuatro sistemas antes de una reunión, las hojas de horas consolidadas, la lista de precios que debe mantenerse actualizada en dos lugares.

Cada una de estas tareas es un trabajo programado, no una actividad de primera hora de la mañana. Cuando tus sistemas ofrecen una conexión adecuada, la utilizamos. Cuando no la ofrecen, y muchos no la ofrecen, se puede hacer igual mediante exportaciones programadas, transferencia de archivos o código que maneje las herramientas como lo haría una persona. La falta de una integración limpia cambia la forma en que se construye el proyecto, pero no cambia el hecho de que recuperas las horas.

Lo que mantiene todo esto honesto

Todo lo que se ejecuta según un horario puede dejar de funcionar sin previo aviso. Por eso, todo lo que desarrollamos es supervisado posteriormente por un agente que verifica los resultados en lugar de solo comprobar si se han enviado: el correo se ha publicado, el archivo se ha recibido, el correo electrónico ha llegado a toda la lista, las credenciales no han caducado silenciosamente. Un solo panel, una sola alerta, un solo lugar donde consultar, tanto si hemos desarrollado una cosa para ti como veinte.

¿Por dónde empezar?

No en todos los casos. Casi todos los problemas que vemos en los proyectos de automatización provienen del alcance, más que de la tecnología.

El primer paso, aunque útil, es sencillo y puedes implementarlo tú mismo esta semana. Elige el proceso de tu empresa que más molesta a quien lo realiza. Cronométralo con precisión, desde el primer clic hasta el último correo electrónico enviado. Multiplica ese tiempo por la frecuencia con la que ocurre, suma las veces que hay que repetirlo y obtendrás una cifra. Ese número representa el costo mensual de ese proceso, y casi siempre es mayor de lo que la gente imagina.

Tráenos esa cifra y te diremos sin rodeos si vale la pena automatizarlo, qué se necesitaría y qué beneficios aportaría. A veces, la respuesta es que no vale la pena, y preferimos decírtelo antes que venderte un sistema que nunca se amortiza.